Mörg fyrirtæki lenda í vandræðum við það eitt að halda í við nýjustu tækni, viðhalda efni á sínum vef og ná árangri í markaðssetningu í gegnum Netið. Málið er nefnilega að þótt sölumaðurinn segi annað er það meira en ?ekkert mál? að viðhalda og uppfæra vef, meira mál en ætla mætti. Hjá smáum til miðlungsstórum fyrirtækjum getur verið erfitt að fórna starfsmanni í verkið til að koma í veg fyrir að vefurinn staðni. Málið er nefnilega að það þarf alltaf að gefa sér tíma ef árangur á að nást og vefurinn þarfnast þess. Vefurinn hefur óhjákvæmilega áhrif á flesta sem starfa hjá fyrirtækinu, frá stjórn þess, tæknimönnum og síðan auðvitað ritstjórum.
Í nútíma markaðsumhverfi spilar vefurinn oft lykilhlutverk í samskiptum fyrirtækis og viðskiptavinar og endurspeglar alltaf það sem fyrirtækið stendur fyrir.
Í raun þarf vefurinn ekki að endurspegla stærð fyrirtækis. Lítið fyrirtæki með fáa starfsmenn getur sýnst margfalt stærra á Netinu. Þetta getur þó farið eftir rekstrarforsendum fyrirtækis eða í hvaða geira það er. Lítið fyrirtæki eða stórt, lítill vefur eða stór þarfnast grunnvinnu og við vefvæðingu þarf alltaf að hafa þetta í huga.
Viðskiptavinir fyrirtækja, starfsmenn, samstarfsaðilar og aðrir sem nota þjónustu fyrirtækisins treysta á að það skili upplýsingum sem eru ferskar, persónulegar og nákvæmar án tillits til innri aðstæðna. Ef þú ert í ekki í aðstöðu til að standa undir því áttu á hættu að missa þá til samkeppnisaðila. Til að nýta að fullu það sem hægt er að ná út úr góðum vef þarf að hafa í huga 1) hverjir þurfa að taka þátt, 2) hvaða breytingar þarf að gera á núverandi vef og síðan 3) hvaða vefumsjónarkerfi (CMS) getur gefið þér kost að bregðast við síbreytilegum leikreglum Internetsins.
Þegar öllu er á botninn hvolft þá er Internetið tæki til að ná til viðskiptavina og þjónusta þá sem eru fyrir. Til að auðvelda það þurfa fyrirtæki gott vefumsjónarkerfi.
Skilgreindu þarfirnar
Þú þarf ekki að vera tölvunarfræðingur til að vita hvað þú þarft eða vilt ná út úr þínum vef. Þú þarft jafnvel ekkert að kunna á tölvu, það sem þú þarft er að vita hvað þú vilt.
Fyrst og fremst þarftu samt að vera heiðarleg/ur gangvart markmiðum þínum og takmörkum ? af hverju þarf fyrirtækið þitt vefumsjónarkerfi? Hvað er það sem þú þarft að taka tillit til? Tækni- eða markaðsþátta? Hvaða vandamál á vefumsjónarkerfi að leysa, hvað er það sem flest smá eða milli stór fyrirtæki telja brýnast að svona kerfi leysi? Á eitthvað af því sem kemur fram hér að neðan um þig eða þitt fyrirtæki?
Auðvelt í notkun
Margir nálgast vefumsjónarkerfi sem tæknilega lausn sem best er að tæknimenn skoði og ákveði hvað sé best fyrir fyrirtækið. Sú nálgun er mjög skiljanleg en í raun röng. Það er MJÖG mikilvægt að skilja að vefurinn er í langflestum markaðstól og ber að hugsa um hann sem sem slíkt. Það sem vefkerfi á að leysa þarf að vera eftir forskrift markaðssetningar ef tæknilegir annmarkar eiga ekki að stoppa markaðssókn fyrirtækisins. Aðlögun að notendum er mjög mikilvæg og því auðveldara sem vefkerfi er í notkun því einfaldara er að innleiða það og nýting starfsmanna verður betri.
Finna alla flöskuhálsa
Með því að koma í veg fyrir tvíverknað, mistök, uppgjöf eða vanmátt þeirra sem eru að vinna efni fyrir vefinn er hægt að bæta verkflæði og ná þeim árangri sem þarf til að reka árangursríkt vefsvæði. Þetta er best gert með því að gera ákveðna aðila ábyrga fyrir efni vefjarins og passa að innleiðing vefkerfisins sé rétt framkvæmd.
Hagræða vinnuflæði og ábyrgðum
Aðgangsstýringar inni á stjórnhluta vefsvæða eru mikilvægar, sérstaklega ef margir eru að vinna í sama vefnum. Rétt innri stjórn á vef getur enn frekar aukið á gæði hans og komið í vef fyrir mistök.
Haltu þig við það sem virkar
Sum vefkerfi þarfnast þess að þú takir vefinn þinn og gjörbreytir honum eða neyða þig til að hætta að nota bakvinnslukerfi sem þú þekkir og ert vön/vanur að nota. Það er einmitt mikilvægur hluti af innleiðingu vefkerfis að notandinn sé óhræddur við að nota kerfið og hindranir séu sem fæstar. Gott vefkerfi þarf að geta aðlagað sig að aðstæðum. Þó getur verið nauðsynlegt að gera breytingar sérstaklega ef þau innri kerfi sem eru í notkun fyrir eru mjög úrelt og eru ekki lengur í þróun.
Þekktu fjárhagslegt bolmagn þitt
Með því að greina eignarhaldskostnað ?total cost of ownership? (sjá dæmi á mynd 1) þess að vefvæðast ertu komin langt í að hefja ferlið. Það skiptir miklu máli að allur kostnaður sé uppi á borðinu og að skilningur sé á þeim kostnaði innan fyrirtækisins. Kostnaður við vefkerfi getur nefnilega þegar upp er staðið verið á milli þessa að teljast í tugum þúsunda upp í það að vera í milljónum. Best er að reikna þetta í eins árs, þriggja ára, fimm og jafnvel 7 til 10 ára þrepum til sjá þannig heildarkostað og reyna að sjá fyrir allan hulin kostnað sem dottið getur inn á seinni stigum. Svo er það líka hitt að vefkerfi er ekki það sama og vefkerfi, því þau geta verið allt frá einföldum ritlum án nokkurrar viðbóta upp í risavaxin kerfi sem í raun henta aðeins stórfyrirtækjum.
Hvaða kerfi á síðan að velja
Kerfi sem er uppsett inni á tölvunni ?Um er að ræða vefumsjónarkerfi sem er sett upp á tölvu notanda og það síðan notað til að uppfæra vefi þaðan. Helst má nefna kerfi eins og Frontpage og DreamWeaver frá Microsoft og Macromedia. Frekar flókið fyrir byrjendur og helsti gallinn er að þú þarft notendaleyfi fyrir hverja tölvu og kerfið þarf að vera uppsett á þeirri tölvu sem nota á við að laga vefinn og uppfæra efni.
Hugbúnaðarveitur (ASP)
Algeng kerfi í dag þar sem þú notar vafrarann til að tengja þig inn og uppfæra og viðhalda vef/jum. Best að líta á þetta sem þjónustu því þú ert í raun sjaldnast að kaupa kerfi heldur leigja. Greiðslur fela yfirleitt í sér upphafsgjald og síðan eitthvað mánaðargjald. Inni í þessu mánaðargjaldi er síðan einhver símaþjónusta og venjulega fylgja allar uppfærslur sem verða á kerfinu með í kaupunum.
Sérsniðnar lausnir
Sum fyrirtæki geta ekki starfsemi sinnar vegna keypt staðlaðar lausnir og þurfa því að láta sér smíða fyrir sig vefumsjónarkerfi. Þetta er yfirleitt kostnaðarsamt en nauðsynlegt svo vefir viðkomandi geti framkvæmt það sem af þeim er ætlast. Hér koma sjaldnast einhverskonar þjónustuhandbækur og þróunarferlið getur verið tímafrekt á mannskap bæði innan fyrirtækisins og aðkeyptan. Við kaup á sérsniðnum lausnum er gríðarlega mikilvægt að gera sér grein fyrir huldum kostnaði og gera verkáætlanir til að kostnaður fari ekki úr böndunum.
Að taka loka ákvörðun
Með því að kaupa vefkerfi ertu ekki bara að velja mikilvægan hlekk í markaðssetningu fyrirtækisins heldur líka að velja samstarfsaðila til næstu ára og sé ekki ætlunin að skipta um kerfi á næstu árum er mikilvægt að hafa þetta í huga.
Skilgreindu markmið þín og tækifæri
Þetta skref leggur grunn að öllum framtíðar árangri á Internetinu og er því einstaklega mikilvægt. Vel skilgreind markmið hjálpa til við að taka árangur við kaup á vefkerfi og síðan að ná þeim markaðsáhrifum sem þarf til að fjárfestingin standi undir sér.
Mynd 1: Dæmi um eignarhaldskostnað (Total Cost of Ownership)
Vertu viss á því hvað má eyða miklu
Fáðu allan kostnað strax upp á borðið og skilgreindu vel í þeim samningi sem þú gerir hvað er innifalið og hvað ekki. Vertu viss um að notendaleyfi fyrir alla notendur sé innifalið, þjálfun og innleiðing sé hluti af verðinu og síðan þarf auðvitað allar uppfærslur, öryggisafritun, vefgreiningartól og annað sem þarf til að reka árangursríkt vefsvæði. Ekki reikna eitt ár eða tvö reiknaðu þrjú til fimm. Með því að fjárfesta í lausn sem vex með þínum þörfum og þú getur eftir þörfum bætti inn kerfiseiningum og verið viss um að kerfið er í þróun.
Lykilatriði góðs vefkerfis eru m.a. :
1. Kerfið er í þróun, hefur sýnt árangur og fær jákvætt umtal
2. Kerfið er einfalt til innleiðingar og tengist auðveldlega í innri kerfi
3. Öflug mynda- og skjalavinnsla
4. Notendavænn ritill í WORD-stíl
5. Öflugar notendastýringar
6. Hreinar slóðir án parametra
Skoðaðu valmöguleika
Ákveddu hvaða vefkerfi hentar best og reyndu að vinna með fyrirtæki sem hefur forsögu og haft kerfið í þróun um tíma. Hefur þú notað þjónustu þess áður eða þekkir til fyrirtækja sem hafa gert það? Er söluferli þeirra skiplagt og faglegt? Fékkstu góða forsöluþjónustu þar sem öllu spurningum var svarað skýrt og vel? Hefur þú með tilliti til þess trú á að fyrirtækið geti skilað þeirri þjónustu sem þarf til að vefkerfið virki fyrir þitt fyrirtæki? Það fyrirtæki sem þú velur til samvinnu á að vera tilbúið til að setja sig inn í þínar þarfir og hjálpa þér við að innleiða lausnirnar.
Hvernig á að framkvæma athugun á eignarhaldskostnaði (TCO)?
Til aðreikna TCO, þarftu að setja upp módel sem snýr að þínum rekstri og sýnir raunverulegt umhverfi sem lausnin þarf að takast á við. Þannig er hægt að bera saman eina, tvær eða fleiri lausnir og reikna TCO yfir nokkra ára tímabil.
Til að greina nákvæmlega hverja lausn fyrir sig þarf að hafa í huga að nálgun þeirra gagnvart þinni beðni getur verið misjöfn, bæði tækni- og útfærslulega, því gildir að hafa ýtarlega útboðsgögn og þarfalýsingu.
Kristján Már Hauksson
Internet Markaðsfræðingur
kristjanmar (at) nordicemarketing.is